Répondre aux demandes des AC étrangères
Les demandes de compléments des autorités compétentes (AC) de destination et de transit se traitent désormais directement dans GISTRID, dans l’onglet « Compléments » de votre dossier.
Dans cet onglet, en export, AVANT les demandes de autorités compétentes (AC) étrangères, vous recevez d’abord celles du PNTTD.
En effet, le PNTTD les fait préalablement à l’envoi du dossier à DIWASS donc les règles du système européen ne s’appliquent pas (il peut y avoir + de 3 demandes et plusieurs échanges par demande - voir ci-dessous).
Les demandes des AC étrangères arrivent ensuite : voici quelques informations pour y répondre au mieux :
Quand les demandes arrivent-elles ?
Une fois qu’il a transmis le dossier et la bonne et due forme (BDF) à DIWASS, le PNTTD ne fait plus de demande.
Par contre, c’est à ce moment-là (dossier en BDF), que les AC de destination et de transit vous adressent leurs demandes.
Un e-mail "robot GISTRID" avertit le notifiant qu’il a une demande de complément.
Ces demandes arrivent au même endroit que celles du PNTTD, dans l’onglet "Compléments" de la notification (à gauche de l’écran).
Les demandes reçues de l’étranger y apparaissent avec la mention « Demandes reçues via DIWASS », le nom de l’autorité et la date.
Où trouver ce que l’autorité demande ?
En dépliant le complément (en cliquant dessus), vous voyez sa date de création, la demande de l’autorité et, le cas échéant, ses pièces jointes.
Les documents transmis par l’autorité étrangère sont joints à la demande elle-même. Ils ne figurent pas dans les documents de votre dossier de notification.
Comment répondre ?
Voir l’image ci-dessus
- Ouvrez la demande dans l’onglet "Demandes compléments" pour voir le texte et les pièces jointes de l’autorité
- Rédigez votre réponse dans l’encart "Ajouter une réponse", champ « Description » (obligatoire). Répondez à chaque point demandé en une seule réponse
- Joignez vos documents sous "Téléverser la pièce jointe" avec le bouton « Parcourir… ». Pour envoyer plusieurs fichiers à la fois, faites-les glisser ensemble sur le bouton « Parcourir »
- Vérifiez que le nombre de fichiers affiché correspond à ce que vous voulez transmettre, par exemple « 2 fichiers sélectionnés ».
- Cliquez sur Envoyer.
POUR INFO : de nombreuses demandes de compléments sont faites à propos des justificatifs des transporteurs. Nous vous invitons à les téléverser au bon endroit afin d’éviter ces demandes.
Points de vigilance
Une seule réponse par demande
Dès l’envoi de votre réponse, la demande est automatiquement fermée. Cette interface n’est pas une messagerie : vous ne pourrez ni compléter ni corriger votre réponse. Merci de bien rassembler tous les éléments avant de cliquer sur « Envoyer ».
Trois demandes maximum par autorité
Si vos compléments sont insuffisants, l’autorité ouvre une nouvelle demande, dans la limite de trois. Si les informations restent insuffisantes après la troisième, ou sans réponse dans le délai, l’autorité déclare la notification non valable et met fin à son traitement.
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