Le dossier pendant l’instruction

Rappel préalable : l’instruction des nouveaux dossiers est prioritaire sur la gestion des compléments, des ajouts de transporteurs ou des levées de garanties financières.

1. Les étapes de l’instruction

Lorsqu’un nouveau dossier arrive dans GISTRID, il est attribué à un instructeur du PNTTD qui va procéder à l’analyse des informations du document de notification (annexe 1A) et des pièces du dossier.
Le dossier et les remarques de l’instructeur sont ensuite transmis à un "vérificateur", garant de l’homogénéité du traitement des dossiers.

Après l’ensemble de ces vérifications, l’instructeur peut faire des demandes de compléments : cf onglet « complément » de GISTRID.
NB : un « robot GISTRID » avertit par mail le notifiant indiqué en case 1 du document de notification qu’il a une demande en attente.

Une fois le dossier considéré comme complet, il pourra être transmis aux autres autorités.

Depuis l’interconnexion à DIWASS, les échanges de dossiers avec les autorités compétentes de l’UE et avec celles, hors UE, ayant demandé à utiliser DIWASS (par exemple : Monaco) se font de manière dématérialisée. Les pièces justificatives, l’annexe 1A et l’annexe 1B ne sont plus réclamées au format papier.
Seule la garantie bancaire peut encore parfois être transmise en papier si elle n’est pas dématérialisée.

=> EN CAS D’EXPORT

La « bonne et due forme » du dossier et l’envoi aux autres autorités concernées par les transferts ne sont plus faits par courrier mais par envoi dans le système. Vous pouvez visualiser cette étape dans l’ongle « synthèse » de votre notification : « bonne et due forme AC française » (dans DIWASS, cette étape s’intitule « properly carried out »).

Les autorités (de destination et de transit) concernées étudient alors à leur tour le dossier.

Si elles considèrent que le dossier est complet, elles passent le dossier à l’état « properly completed » dans DIWASS. Vous retrouvez cet état dans l’onglet synthèse de la notification dans GISTRID en tant que « bonne et due forme constatée ».

Dans le cas contraire, les autorités peuvent faire des demandes de compléments qui seront réceptionnées dans l’onglet « compléments » de GISTRID.
Voir ici comment répondre à ces demandes.

Ce n’est qu’après l’étape de bonne et due forme constatée par les autorités étrangères et réception de la garantie financière que le PNTTD pourra donner son consentement.

NB. EN CAS D’EXPORT hors UE ou en cas de transferts depuis les DOM  : si l’autorité destinataire ou si les autorités de transit n’acceptent pas la dématérialisation, alors seulement des dossiers papiers (avec annexe 1A signée et annexe 1B) seront réclamés par le PNTTD pour qu’il puisse faire les envois.

=> EN CAS D’IMPORT

Le PNTTD reçoit le dossier transmis par l’autorité d’expédition, soit dans GISTRID quand il a été transmis par une autorité utilisant DIWASS, soit par mail ou papier.

L’instructeur désigné pour le traiter analyse alors le dossier et peut transmettre des demandes de compléments (via DIWASS pour les autorités utilisant ce système ou par mail) si besoin.

Une fois le dossier complet, il indique dans GISTRID que le dossier est en « bonne et due forme » ou, pour les pays hors UE, il transmet un accusé réception.

Le consentement est généralement envoyé dans les jours suivants sauf cas particulier.

2. Savoir où en est son dossier

Il est tout à fait contre-productif d’envoyer des mails pour savoir où en est son dossier.
L’état du dossier est à retrouver dans l’onglet "synthèse" de la notification.
Les notifiants peuvent voir dans GISTRID si les demandes ont été fermées ou sont restées ouvertes :

• un complément fermé est considéré comme traité,
• tant qu’un complément reste ouvert, le dossier est toujours en cours d’instruction.