Le dossier pendant l’instruction

Rappel préalable : l’instruction des nouveaux dossiers est prioritaire sur la gestion des compléments, des ajouts de transporteurs ou des levées de garanties financières.

Ceci étant, au vu des différentes étapes décrites ci-dessous, le PNTTD conseille fortement aux notifiants d’anticiper les transferts en soumettant leur dossier au minimum 2 mois avant la date prévue pour les premiers envois.

1. Les étapes de l’instruction

Lorsqu’un nouveau dossier est soumis dans GISTRID (export) ou arrive au PNTTD (import), il est attribué à un instructeur qui va procéder à l’analyse des informations de l’annexe 1A et des pièces du dossier.

Dans la mesure du possible, ce travail s’effectue dans les 3 jours (ouvrés) suivant la soumission/réception du dossier. Le dossier et les remarques de l’instructeur sont alors transmis à un "vérificateur", garant de l’homogénéité du traitement des dossiers.

Après ces vérifications, 2 possibilités :

a) le dossier est complet, aucun complément n’est requis

=> EN CAS D’EXPORT

• le(s) dossier(s) papier est/sont à envoyer au PNTTD (voir point 2 ci-dessous),
• un courrier de "bonne et due forme" va être transmis par le PNTTD,
• c’est à ce moment-là que dossier est transmis aux autorités compétentes de destination et de transit. À réception de l’accusé réception de l’autorité de destination (qui a 30 jours pour l’envoyer, voire 60 jours lorsqu’il s’agit de pays non OCDE), le consentement pourra être émis par le PNTTD,
• les autorités (de destination et de transit) concernées étudient alors à leur tour le dossier. Si elles l’estiment possible, elles délivrent un "accusé réception" indiquant que pour elles aussi, le dossier comprend les premiers éléments requis,
• ce n’est qu’après réception de cet accusé réception que le PNTTD pourra donner son consentement.

NB : Il faut attendre les consentements de toutes les autorités concernées pour pouvoir réaliser les transferts.

=> EN CAS D’IMPORT

• le PNTTD reçoit le dossier transmis par l’autorité d’expédition,
• un accusé réception est transmis par courrier,
• le consentement pourra être envoyé dans les jours suivants.

b) le dossier nécessite des compléments

Les demandes de complément peuvent se faire :
- soit avant de pouvoir faire la bonne et due forme (export) ou l’accusé réception (import)
- soit avant de pouvoir faire le consentement.

=> EN CAS D’EXPORT

• ces demandes se font dans GISTRID (onglet "compléments") utilisé comme outil principal d’échange avec les notifiants
• un mail automatique est alors envoyé au notifiant (expéditeur = "robot-gistrid.csso") pour le prévenir de cette demande. Attention, l’adresse électronique à laquelle est envoyé le mail est celle indiquée dans la case 1 de l’annexe 1A.
  NB : Les réponses à ces demandes sont traitées une fois qu’elles ont toutes été remplies.
• une fois l’ensemble des réponses apportées, le dossier est alors considéré comme complet (voir ci-dessus)

=> EN CAS D’IMPORT

Ces demandes se font par e-mail, éventuellement en anglais si besoin.

2. Le(s) dossier(s) papier : envoyer quoi/quand ?

a) Quels documents papier envoyer ?

C’est le PNTTD qui envoie les dossiers aux autorités étrangères concernées. Il lui faut donc à la fois des documents pour lui et aussi pour faire cette transmission :

- pour le PNTTD : il n’est pas nécessaire d’envoyer un dossier complet avec les justificatifs puisqu’ils sont dans GISTRID. Par contre, il faudra :

• une annexe 1A (document de notification) signée
• un modèle d’annexe 1B (document de mouvement)
• la garantie financière originale (voir encadré ci-dessous)
  
  A noter : la garantie financière originale doit être transmise au PNTTD pour obtenir le consentement de la France. Mais comme elle doit être demandée à la banque après validation de son montant par le PNTTD, il est normal que le document bancaire ne soit pas reçu au moment où le reste du dossier est prêt à partir. Cela signifie que la bonne et due forme (et l’envoi aux autorités de transit et de destination concernées) pourra se faire sans ce document bancaire. Il n’y a donc pas à attendre ce document pour faire l’envoi du dossier au PNTTD.

- pour les autorités de transit et de destination : autant de dossiers papiers qu’il y a d’autorités. Exemple d’un transfert partant de France pour l’Allemagne passant par la Suisse -> il faudra 2 dossiers papier, l’un pour l’Allemagne avec une annexe 1A originale et l’autre pour la Suisse (une copie de l’annexe 1A suffit pour l’autorité de transit).

A noter : certaines autorités acceptent les envois de dossiers par voie électronique (retrouver la liste ici). Mais attention, il faudra tout de même transmettre au PNTTD pour ces autorités l’annexe 1A et 1B en format papier.

Ci-dessous un tableau récapitulant les documents papiers à prévoir pour chaque autorité, sachant que c’est le PNTTD qui fera les envois :

RAPPEL : tous ces documents papier sont à envoyer à cette adresse :
PNTTD - 2 rue Augustin Fresnel - CS 95038 - FR-57071 Metz Cedex 3

b) Quand faire cet envoi ?

C’est seulement une fois que l’instructeur a validé et fermé les compléments dans GISTRID que le notifiant peut envoyer les éléments papier cités ci-dessus. En effet, si un dossier incomplet est envoyé, il risque d’être retourné à l’expéditeur qui devra le compléter et le ré-expédier (entraînant une réelle perte de temps et d’efficacité).

c) Particularités à noter

- Certaines autorités acceptent de recevoir des dossiers dématérialisés (ex. OVAM en Belgique). Au moment de la demande de compléments, l’instructeur le précisera au notifiant car il devra toujours envoyer au moins en papier l’annexe 1A originale signée pour qu’elle puisse être transmise à l’autorité de destination.

- Pour les transferts de déchets venant des DOM, il peut arriver que le notifiant soit amené à faire les envois des dossiers directement aux autorités pour des raisons de délais d’envoi. Ce point doit être discuté avec l’instructeur (savoir qui fait l’envoi) car le PNTTD doit tout d’abord transmettre un courrier d’accusé réception du dossier aux autorités concernées avant que le notifiant ne fasse l’envoi des dossiers papier.

3. Savoir où en est son dossier

Il est tout à fait contre-productif d’envoyer des mails pour savoir où en est son dossier. Les notifiants peuvent aller voir dans GISTRID si les demandes ont été fermées ou sont restées ouvertes :

• un complément fermé est considéré comme traité,
• tant qu’un complément reste ouvert, le dossier est toujours en cours d’instruction.