Das Dossier in der Prüfung

Zur Erinnerung vorab : Die Bearbeitung neuer Dossiers hat Vorrang vor der Verwaltung von Ergänzungen, dem Hinzufügen von Transportunternehmern oder der Aufhebung von Bankbürgschaften.

Hiervon ausgehend und im Hinblick auf die nachstehend beschriebenen verschiedenen Bearbeitungsschritte rät der PNTTD den Notifizierenden dringend dazu, Verbringungen vorausschauend zu planen und das Dossier mindestens 2 Monate vor dem geplanten Datum der ersten Verbringungen einzureichen.

1. Die Bearbeitungsschritte

Wenn ein neues Dossier in GISTRID (Ausfuhr) eingereicht oder beim PNTTD eingeht (Einfuhr), wird dieses einem Sachbearbeiter zugeteilt, der die Angaben des Anhangs 1A und der Dokumente des Dossiers prüft.

Im Rahmen des Möglichen erfolgt dieser Arbeitsgang innerhalb von 3 Werktagen nach Einreichung/Erhalt des Dossiers. Das Dossier und die Anmerkungen des Sachbearbeiters werden dann zu einem „Prüfer“ weitergeleitet, der die Einheitlichkeit der Bearbeitung der Dossiers gewährleisten soll.

Nach diesen Prüfungen gibt es 2 Möglichkeiten :

a) Das Dossier ist vollständig und benötigt keine Ergänzungen.

=> BEI AUSFUHREN

• Das(die) Dossier(s) in Papierform wird(werden) an den PNTTD gesandt (siehe untenstehender Punkt 2),
• Ein Schreiben über „die ordnungsgemäße Ausfüllung“ wird durch den PNTTD übermittelt.
• Zu diesem Zeitpunkt wird das Dossier den zuständigen Behörden im Bestimmungs- oder Durchfuhrland zugestellt. Nach Erhalt der Empfangsbestätigung der Behörde des Bestimmungslandes (die für dessen Übermittlung 30 Tage Zeit hat, sogar 60 Tage, wenn es sich um ein Land handelt, das nicht der OECD angehört), kann die Zustimmung durch den PNTTD erteilt werden.
• Die betreffenden Behörden (des Bestimmungs- oder Durchfuhrlandes) prüfen ihrerseits das Dossier. Wenn das Dossier ihrer Ansicht nach vollständig ist, erteilen sie eine „Empfangsbestätigung“, in der sie angeben, dass das Dossier alle erforderlichen Elemente enthält.
• Erst nach Erhalt dieser Empfangsbestätigung kann der PNTTD seine Zustimmung erteilen.

NB : Zur Durchführung der Verbringungen muss die Zustimmung aller betreffenden Behörden eingegangen sein.

=> BEI EINFUHREN

• Der PNTTD erhält das von der Behörde des Herkunftslandes übermittelte Dossier,
• eine Empfangsbestätigung wird per Post übermittelt,
• die Zustimmung kann in den darauffolgenden Tagen zugesendet werden.

b) das Dossier muss ergänzt werden

Ergänzungsanfragen können wie folgt erfolgen :
– entweder vor der ordnungsgemäßen Ausfüllung (Ausfuhr) oder vor der Empfangsbestätigung (Einfuhr)
– oder vor Erteilung der Zustimmung.

=> BEI AUSFUHREN

• Die o. g. Anträge erfolgen in GISTRID (Reiter „Ergänzungen“), die als Hauptkommunikationstool mit den Notifizierern eingesetzt wird,
• eine automatische E-Mail wird dann an den Notifizierer (Versender = "robot-gistrid.csso") gesandt, in der er über die erforderlichen Ergänzungen informiert wird. Achtung : Die elektronische Adresse ist die E-Mail-Adresse, die im Feld 1 des Anhangs 1A angegeben ist. NB : Die Antworten auf diese Anfragen werden bearbeitet, wenn alle Anfragen vollständig ausgefüllt wurden.
• Nach Erhalt aller Antworten gilt das Dossier als vollständig (siehe unten).

=> BEI EINFUHREN

Diese Anfragen erfolgen per E-Mail, ggf. falls erforderlich auf Englisch.

2. Der(die) Dossier(s) in Papierform : Was/wann senden?

a) Welche Dokumente sind in Papierform zu senden?

Folgende Dokumente sind in Papierform an den PNTTD (2 rue Augustin Fresnel - CS 95038 - FR-57071 Metz Cedex 3) zu senden :
– an den PNTTD : ein unterzeichneter Anhang 1A (Notifizierungsformular), ein Muster des Anhangs 1B (Verbringungsdokument) sowie die Bankbürgschaft im Original. Es ist nicht erforderlich, die Belege des Dossiers zu senden, da sie in GISTRID gespeichert sind.
– an die Behörden des Durchfuhr- und Bestimmungslandes : so viele Dossiers in Papierform wie es Behörden gibt. Beispiel einer Verbringung von Frankreich ausgehend nach Deutschland über die Schweiz -> 2 Dossiers in Papierform sind erforderlich, eines für Deutschland mit einem Originalanhang 1A und das andere für die Schweiz (eine Kopie des Anhangs 1A ist für die Transitbehörde ausreichend).

Nachstehende Tabelle gibt eine Übersicht über die für jede Behörde erforderlichen Dokumente in Papierform, wobei die Übersendung durch den PNTTD erfolgt :

Für mehr Informationen, siehe die Rubrik über die zu übermittelnden Schriftstücke.

b) Wann muss diese Zusendung erfolgen?

Erst wenn der Sachbearbeiter die Ergänzungen in GISTRID validiert und geschlossen hat, kann der Notifizierer seine oben genannten Papierunterlagen zusenden. Wenn ein unvollständiges Dossier zugesendet wird, besteht die Gefahr, dass dieses an den Absender zurückgeschickt wird, der dies ergänzen und erneut absenden muss (was einen großen Verlust an Zeit und Effizienz darstellt).

c) Zu beachtende Besonderheiten

– Manche Behörden nehmen auch Dossiers in elektronischer Form an (z. B. OVAM in Belgien). Zum Zeitpunkt der Ergänzungsanfrage teilt der Sachbearbeiter dies dem Notifizierer mit, da er auf jeden Fall mindestens den unterzeichneten Originalanhang 1A im Papierformat übermitteln muss, damit dieser an die Behörde im Bestimmungsland übermittelt werden kann.

– Für die Abfallverbringungen aus den französischen Überseegebieten kann es vorkommen, dass der Notifizierer aufgrund der Zusendungsdauer den Behörden die Dossiers direkt zusenden muss. Dieser Punkt ist mit dem Sachbearbeiter zu besprechen (festlegen, wer für die Zusendung zuständig ist), da der PNTTD zunächst die Empfangsbestätigung des Dossiers per Post an die betreffenden Behörden senden muss, bevor der Notifizierer das Dossier in Papierform absendet.

3. Den Bearbeitungsstand des Dossiers kennen

Es ist völlig kontraproduktiv E-Mails zu senden, um etwas über den Bearbeitungsstand des Dossiers zu erfahren. Die Notifizierer können in GISTRID nachsehen, ob ihre Anträge geschlossen wurden oder offen geblieben sind :

• Ein vollständig geschlossenes Dossier gilt als bearbeitet.
• Solange eine Ergänzung noch offen ist, ist das Dossier noch in Bearbeitung.